Zásobování -- kalkulátor minimálních zásob

Sekce Skladování → Zásobování pomáhá rozhodovat, kolik kusů jednotlivých položek držet skladem. Cílem je vyvažovat dvě situace: aby prodávané zboží zbytečně nedocházelo a zároveň ve skladu neleželo více zásob, než je potřeba.

Kalkulátor vyhodnocuje prodeje a další údaje e-shopu a navrhuje pro každou položku minimální zásobu. Návrh můžete schválit, upravit, zamítnout nebo položku podržet. Schválené minimum se potom používá při doplňování zboží stejně jako minimum nastavené ručně.

Jak kalkulátor zapadá do objednávání

Kalkulátor se pravidelně, obvykle jednou denně, přepočítá nad aktuálními daty.
Nové návrhy zobrazí v části Ke schválení. U položky uvidíte současné minimum, navrženou hodnotu a hlavní důvody návrhu.
Po schválení zapíše nové minimum k položce.
Když zásoba klesne pod minimum, položka se nabídne k doplnění v poptávkách u dodavatelů. Při návrhu objednávaného množství se zohlední také již objednané kusy, balení a minimální odběry.

Kalkulátor sám neposílá objednávku dodavateli. V částech Urgentní a Objednávky z něj můžete vytvořit připravenou poptávku a před odesláním ji zkontrolovat. Pokud používáte samostatně nastavené automatické poptávky, jejich odesílání se nadále řídí jejich vlastním nastavením.

Pokud někdo změní minimum ručně mimo kalkulátor, zobrazí se při další odlišné změně konflikt. Kalkulátor tak ručně nastavenou hodnotu nepřepíše bez upozornění.

Jak začít

Při prvním použití není potřeba projít celý katalog najednou. Praktický postup je:

V části Urgentní zkontrolujte zboží, které může dojít dříve, než dorazí další dodávka.
V části Ke schválení začněte návrhy s největším dopadem a zkontrolujte jejich vysvětlení.
Běžné, srozumitelné změny můžete schválit hromadně. Neobvyklé nebo velké změny posuďte jednotlivě.
U položek s nečekaným výsledkem ověřte dodavatele, dodací dobu, balení a správnost skladové evidence.

Tímto postupem nejdříve vyřešíte položky, kde má rozhodnutí největší praktický význam, a zároveň si ověříte, jak návrhy odpovídají vašemu sortimentu.

Každodenní práce

Potřebuji zjistit	Kde hledat	Co zde udělat
Co může brzy dojít	Urgentní	Zkontrolovat rizikové položky a případně je přidat do připravené poptávky.
Co doplnit u jednotlivých dodavatelů	Objednávky	Projít navržená množství, zaokrouhlení na balení a minimální odběry a vytvořit připravenou poptávku.
Která minima změnit	Ke schválení	Návrh schválit, upravit, zamítnout nebo položku podržet.
Kde je příliš mnoho zásob	Přebytek	Posoudit nadbytečné množství a rozhodnout, zda zboží dále doplňovat, doprodat nebo zlevnit.

Úvodní stránka Zásobování shrnuje nejdůležitější úkoly. Přehled ukazuje souhrnný stav a vývoj, Katalog slouží k práci se všemi položkami a Nastavení obsahuje společné parametry výpočtu a upozornění na chybějící data.

Kdy návrh zkontrolovat podrobněji

Historická data nemohou sama znát všechny budoucí změny. Větší pozornost proto věnujte zejména položkám, u kterých:

plánujete reklamní kampaň, výprodej nebo jinou jednorázovou akci,
začíná nebo končí sezóna,
se změnila dodací doba nebo spolehlivost dodavatele,
ukončujete prodej,
jde o nový produkt nebo položku s malým počtem prodejů,
došlo k mimořádné objednávce, která se nemá běžně opakovat.

Při úpravě nebo zamítnutí návrhu můžete uvést důvod. Vybrané důvody, například očekávaná kampaň, sezónnost, problém s dodavatelem nebo ukončování prodeje, pomohou kalkulátoru odlišit budoucí změnu od běžného vývoje poptávky. Volná poznámka zůstává jako kontext pro další kontrolu.

Jak kalkulátor dochází k návrhu

Kalkulátor nepoužívá jeden univerzální průměr. U každé položky skládá návrh z několika částí:

pracuje až se dvěma roky prodejní historie daného e-shopu,
dny bez prodeje, kdy byla položka vyprodaná nebo skrytá, nepovažuje automaticky za nulovou poptávku,
podle průběhu prodejů volí vhodný způsob předpovědi,
k očekávané poptávce přidává rezervu podle její kolísavosti, dodací doby a požadované dostupnosti,
zohledňuje, jak často u dodavatele objednáváte,
u variant a nových položek může využít také dostupná data souvisejících variant,
u slabých nebo krátkých dat označí nejistotu a používá opatrnější návrh.

Proto mohou mít dvě položky se stejným průměrným prodejem rozdílné doporučené minimum. Položka s nepravidelnými prodeji nebo dlouhou dodací dobou obvykle potřebuje jinou rezervu než stabilně prodávané zboží s rychlým dodáním.

Použité metody

Podle typu poptávky kalkulátor používá zavedené metody předpovídání časových řad:

u pravidelně prodávaného zboží používá exponenciální vyrovnávání a modely ETS, které pracují s aktuální úrovní prodeje, trendem a případnou sezónností,
u zboží prodávaného v nepravidelných intervalech používá metody odvozené od Crostonova modelu,
u nárazové poptávky využívá metodu ADIDA,
u nových položek s krátkou historií používá jednodušší vyrovnávání a podle dostupných dat také informace ze souvisejících variant.

Nejde tedy o výběr jedné „nejlepší“ metody pro celý sortiment. Důležitější je zvolit pro konkrétní průběh prodejů odpovídající model a jeho výsledek spojit s pravidly zásobování.

Co můžete ovlivnit

Cílová dostupnost určuje, s jakou jistotou má být zboží skladem. Vyšší hodnota obvykle znamená vyšší rezervu. Lze ji nastavit pro celý e-shop, kategorii nebo konkrétní položku.
Dodací doba říká, jak dlouhé období musí zásoba pokrýt, než může dorazit další dodávka.
Frekvence objednávání zohledňuje, že u některého dodavatele objednáváte například denně a u jiného jednou za několik týdnů.
Podržení položky zastaví další návrhy tam, kde chcete minimum dočasně nebo trvale řídit ručně.
Zpětná vazba k návrhu vysvětluje, proč jste hodnotu upravili nebo zamítli, a u vybraných důvodů může ovlivnit další výpočet.

Po opakovaném schvalování návrhů lze volitelně zapnout automatické schvalování rutinních změn. Při prvním nasazení a u větších změn je vhodné ponechat ruční kontrolu. Automatické schvalování lze kdykoli vypnout.

Hromadné změny přes Excel

V Katalogu můžete vyexportovat tabulku, upravit ji v Excelu nebo jiném tabulkovém programu a stejný soubor znovu importovat. Exportovaný soubor zároveň slouží jako šablona pro import.

Upravovat lze tyto sloupce:

minimum – minimální zásoba položky,
service_level_pct – cílová dostupnost v procentech, například 97,
excluded – hodnota 1 položku z výpočtů vyloučí, hodnota 0 ji zahrne.

Prázdná buňka při importu ponechá současné nastavení beze změny. Před provedením změn import zobrazí náhled, ve kterém můžete zkontrolovat platné hodnoty i případné chyby.

Změna sloupce minimum je ruční změnou minima. Pokud se následný návrh kalkulátoru bude lišit, zobrazí se jako konflikt a bude vyžadovat vaše rozhodnutí.

Jak zlepšit vstupní data

Největší vliv na použitelnost návrhů mají údaje, které popisují skutečný provoz:

Dodací doby – jak dlouho trvá doplnění položky od dodavatele.
Frekvence objednávání – jak často u daného dodavatele skutečně objednáváte.
Minimální odběry a velikosti balení – aby šlo navržené množství reálně objednat.
Přiřazení dodavatele – položka bez dodavatele se zobrazí ve skupině bez dodavatele, ale nelze pro ni vytvořit dodavatelskou poptávku.
Význam variant a sezón – u relevantního sortimentu pomůže správné označení velikostí, barev a sezónních období.
Přesná skladová evidence – chybné stavy zkreslují posouzení naléhavosti i přebytku; pomáhají pravidelné inventury.

Pokud některý údaj chybí, kalkulátor použije dostupné výchozí hodnoty nebo návrh označí jako méně jistý. Nečekaný výsledek proto nejprve porovnejte se vstupními daty uvedenými v jeho vysvětlení.

Jak číst finanční odhady

Odhad ztracených tržeb a kapitálu v přebytečných zásobách slouží hlavně k určení priority. Nejde o účetní výsledek ani o jistotu, že by se všechny nedostupné kusy skutečně prodaly.

Výsledek závisí také na úplnosti prodejních a nákupních cen. Pokud u části sortimentu ceny chybí, nemusí souhrn zahrnovat všechny položky. Finanční částky proto používejte pro vzájemné porovnání problémů a následné rozhodnutí vždy ověřte v detailu položky.

Časté otázky

Odešle kalkulátor objednávku dodavateli?

Ne. Kalkulátor navrhuje minima a množství k doplnění. Z návrhu lze vytvořit připravenou poptávku, kterou před odesláním zkontrolujete. Případné automatické odesílání poptávek je samostatná funkce s vlastním nastavením.

Proč se u položky zobrazil konflikt?

Minimum bylo od posledního schválení změněno mimo kalkulátor, například ručně v detailu položky nebo importem. Rozhodněte, zda chcete ponechat ruční hodnotu, nebo přijmout nový návrh kalkulátoru.

Proč položka nemá spolehlivý návrh?

Nejčastěji má krátkou historii, prodává se jen výjimečně nebo byla dlouho nedostupná. Zkontrolujte vysvětlení návrhu a vstupní údaje. U nové nebo specifické položky je běžné začít opatrnou ručně zkontrolovanou hodnotou a upravit ji, až bude k dispozici více prodejů.