Zásobování — kalkulátor minimálních zásob

Sekce Skladování > Zásobování obsahuje kalkulátor minimálních zásob. Odpovídá za vás na otázku, kterou si jinak musíte u každé položky klást ručně: „Kolik kusů mám držet skladem, aby zboží nedošlo — a zároveň v něm neleželo zbytečně moc peněz?"

Kalkulátor analyzuje prodejní historii každé skladové položky a navrhuje pro ni minimální zásobu. Vy návrhy zkontrolujete a schválíte — a od té chvíle běží každodenní objednávání stejně jako dosud: jakmile zboží klesne pod minimum, objeví se v poptávkách u dodavatelů. Žádný robot za vás nic neobjednává; kalkulátor jen udržuje čísla, podle kterých se objednává.

Funkce se aktivuje pro jednotlivé shopy na vyžádání. Pokud ji ve svém shopu nevidíte a chcete ji vyzkoušet, napište nám ticket.

K čemu je to dobré

Minimální zásoby většina obchodů nastavuje odhadem — a pak je roky neaktualizuje. To má dva drahé důsledky:

Vyprodané zboží, které se prodává — každý den výpadku jsou ztracené objednávky. U zboží, které zákazníci chtějí, je prázdný sklad nejdražší forma úspory.
Přezásobení zboží, které se neprodává — peníze zamrzlé v regálech, které chybí jinde.

Kalkulátor obě strany hlídá průběžně a u každé položky zvlášť: bestselleru navrhne rezervu odpovídající jeho prodejům a dodací době, pomalému zboží navrhne držet jen pár kusů — nebo nedržet nic a objednávat až na objednávku zákazníka. U každé položky také řekne, proč navrhuje právě tohle číslo (kolik se prodává, jak dlouhá je dodací doba, jaká rezerva kryje výkyvy).

Základní princip: kalkulátor navrhuje, vy schvalujete

Kalkulátor se každou noc přepočítá nad aktuální prodejní historií a stavem skladu.
Nové návrhy najdete na záložce Ke schválení. U každého vidíte současnou a navrhovanou hodnotu, zdůvodnění a historii toho, jak se kalkulátor u dané položky trefoval.
Schválením se hodnota zapíše do minimální zásoby položky — do stejného pole, se kterým už dnes pracují poptávky. Můžete ji před schválením upravit, zamítnout, nebo položku podržet (kalkulátor ji pak přestane navrhovat).
Každodenní provoz je pak deterministický: co klesne pod minimum, objeví se v poptávce u svého dodavatele — přesně jako když minimum nastavíte ručně. Kalkulátor nemění způsob objednávání, jen udržuje minima aktuální.

Pokud minimum u položky někdo změní ručně přímo v e-shopu, kalkulátor to pozná a označí položku jako konflikt — nikdy ručně nastavenou hodnotu tiše nepřepíše.

Když časem uvidíte, že s návrhy kalkulátoru souhlasíte, můžete zapnout automatické schvalování rutinních změn: malé opakované úpravy u položek, kde se kalkulátor dlouhodobě trefuje, projdou samy a na vás zůstanou jen první nasazení a větší změny. Systém vám tuto možnost sám nabídne, až si ji svou úspěšností „zaslouží".

Proč věřit číslům, která navrhuje

Kalkulátor není jednoduchý průměr prodejů. Stojí na postupech, které se v řízení zásob používají desítky let:

Učí se z vašich dat. Pro každou položku zpracuje až dva roky prodejní historie vašeho shopu — ne obecné tabulky, ne data jiných obchodů.
Rozlišuje „nikdo to nechtěl" od „nešlo to koupit". Dny, kdy byla položka vyprodaná nebo skrytá, se do odhadu poptávky nepočítají jako nulový zájem. Bez toho by každý výpadek zboží uměle snižoval budoucí doporučení — přesně to je důvod, proč jednoduché průměry selhávají.
Pozná typ poptávky a podle něj volí metodu. Pravidelně prodávané zboží předpovídá exponenciálním vyrovnáváním (ETS), které zachytí trend a sezónnost. Zboží prodávané jednou za čas předpovídá Crostonovou metodou pro občasnou poptávku — standardním nástrojem pro „prodá se pár kusů za měsíc", kde běžné metody dávají nesmysly. Většina sortimentu běžného e-shopu je právě tento druhý případ.
Rezervu počítá jako pojistnou zásobu z kolísavosti prodejů a dodací doby dodavatele — u stabilního zboží s rychlým dodavatelem vychází malá, u nevyzpytatelného zboží s pomalým dodavatelem větší. U ziskového zboží drží vyšší jistotu dostupnosti než u zboží s malou marží, kde se přezásobení nevyplatí.
Varianty si pomáhají navzájem. Nová velikost či barva produktu nemá vlastní historii — kalkulátor jí půjčí odhad ze sourozeneckých variant a rozpočítá ho podle toho, jak se u vás velikosti a barvy reálně prodávají.
Přiznává, když toho ví málo. U položky, která se skoro neprodává a odhad je jen převzatý, nenavrhne sebevědomé číslo, ale malé zkušební množství s poctivým vysvětlením „málo vlastních prodejů — návrh jen na zkoušku". Poznáte tedy, která čísla stojí na datech a která jsou jen opatrný start.
Sám si měří, co u vás funguje. Pokročilé funkce (sezónní křivky, zohlednění slev v historii…) si kalkulátor na vašich datech nejdřív otestuje a zapne jen tam, kde prokazatelně zlepšují přesnost. V Nastavení pak najdete u každé takové funkce vysvětlení, co změřil a proč ji má zapnutou či vypnutou.
Výsledky si kontroluje zpětně. U schválených minim sleduje, jestli po změně opravdu ubylo dní s vyprodaným zbožím, a přesnost předpovědí zobrazuje na přehledu.

Co v sekci najdete

Záložka	K čemu slouží
Zásobování (úvod)	Co dnes vyžaduje pozornost: kritické položky, návrhy ke schválení, konflikty. Také odhad tržeb ztracených nedostupností zboží a přezásobené položky s možností rovnou zahájit výprodej nebo slevu.
Přehled	Souhrnné karty, stav systému a přesnost předpovědí.
Urgentní	Krátký seznam položek, kterým reálně hrozí vyprodání během dodací doby. Odsud jde zboží rovnou přidat do poptávky.
Objednávky	Návrhy objednávek po dodavatelích: co chybí do minim, zaokrouhlené na minimální odběry a balení, se součtem proti minimální hodnotě objednávky. Jedním klikem vytvoří připravenou poptávku.
Ke schválení	Fronta návrhů minimálních zásob — schválit / upravit / zamítnout / podržet, jednotlivě i hromadně po bezpečných skupinách.
Katalog	Všechny položky s platnými minimy, filtrováním a exportem/importem do Excelu.
Nastavení	Parametry výpočtu, přehled samoladicích funkcí a tipy, jakými daty kalkulátoru pomůžete.

Čím výsledky ovlivníte

Kalkulátor funguje bez jakéhokoli nastavování. Pokud ale chcete výsledky doladit, máte k dispozici:

Úroveň dostupnosti (service level) — jak velkou jistotu „nedojde nám to" chcete. Vyšší jistota = větší zásoby. Dá se nastavit pro celý shop i pro jednotlivé dodavatele nebo produkty.
Výchozí dodací dobu — pro shop i pro konkrétního dodavatele, když je pomalejší než ostatní.
Zpětnou vazbu při schvalování. Když návrh upravíte nebo zamítnete, můžete uvést důvod: čekám kampaň (kalkulátor příště v daném období počítá s vyšší poptávkou), sezónní zboží, problémový dodavatel (počítá s větší rezervou), vyřazujeme (přestane položku navrhovat). Kalkulátor se z těchto důvodů učí — není to jen poznámka do archivu.
Podržení položky — u zboží, kde chcete minimum řídit ručně napořád.
Automatické schvalování — viz výše; volitelné a kdykoli vypnutelné.

Jak zlepšit data, ze kterých kalkulátor počítá

Kvalita doporučení stojí na kvalitě dat. Největší efekt mají tyto kroky (najdete je i jako tipy přímo v Nastavení zásobování):

Vyplňte dodací doby. U položek nastavte dostupnost — za jak dlouho zboží od dodavatele doskladníte. Dodací doba je polovina výpočtu minima; bez ní kalkulátor počítá s obecnou výchozí hodnotou.
Nastavte frekvenci objednávek u dodavatelů. Pokud u dodavatele objednáváte třeba jednou za dva týdny, minimum musí pokrýt i čekání na příští objednávku.
Vyplňte minimální odběry a balení. Kalkulátor pak navrhuje rovnou objednatelná množství.
Přiřaďte produktům dodavatele. Produkt bez dodavatele se nemůže objevit v návrzích objednávek.
Označte významy parametrů velikost a barva. Kalkulátor pak umí rozpočítávat poptávku mezi varianty podle skutečné prodejnosti velikostí a barev — nejvíc to pomůže módě a obuvi.
Přiřaďte sezónnímu zboží sezóny. Ručně definované sezóny mají přednost před automaticky odhadnutými křivkami — kalkulátor pak ví, že zimní zboží se v létě neprodává schválně.
Udržujte přesnou skladovou evidenci. Výpočet vychází ze stavu skladu; pravidelné inventury se propisují přímo do kvality doporučení.

Čím víc z toho vyplníte, tím méně bude kalkulátor odhadovat — a tím méně jeho návrhů budete muset opravovat.