Sekce Refundace v hlavním menu administrace je pracovní fronta vrácení peněz zákazníkům. Každý řádek je jeden požadavek na vrácení peněz s konkrétním cílem (bankovní účet, nebo původní platební karta), částkou, variabilním symbolem a důvodem. Obsluha přes ni postupně provádí dva oddělené úkony: schválení (kdy potvrzuje, že refundace má skutečně proběhnout) a vlastní odeslání peněz zpět zákazníkovi.
Refundace vzniká vždy z účetní operace, která zákazníkovi vrací peníze – dobropisu nebo storna faktury, storna objednávky či dobropisu zálohy. V dialogu těchto operací je sekce Vrácení peněz s volbou:
Z modulu Vratky refundace vzniká také, ale prostřednictvím dobropisu – tlačítko Dokončit (dobropisovat, naskladnit, vrátit peníze) v detailu vratky vystaví dobropis a tím spustí stejnou cestu, jako byste dobropis dělali ručně.
Bez ohledu na zdroj spadne refundace do záložky nezpracované, kde její pracovní cesta začíná.
Záložky v sekci přímo odpovídají stavům, kterými refundace prochází. Každá záložka je vlastně inbox pro jednu konkrétní akci.
| Záložka | Co s refundací udělat |
|---|---|
| nezpracované | Zkontrolovat účet, částku, vazbu na objednávku. Pak buď potvrdit, nebo poslat k upřesnění, nebo zamítnout. |
| upřesňování | Refundace, u kterých něco chybí nebo nesedí. Po doplnění informací znovu potvrdit. |
| k proplacení | Schválené, čekají na fyzické odeslání do banky. Hromadné Fio odeslání je dostupné jen tady; QR a online lze pustit i z nezpracované nebo upřesňování, pokud chcete schvalování přeskočit. |
| zpracovává banka | Příkaz odešel, čeká se, až banka peníze odepíše z účtu. |
| proplacené | Hotovo – platba byla spárována s bankovním výpisem. |
| zamítnuté | Zrušeno, peníze se neodešlou. |
Záložky vyhledávání a dávky jsou navíc – první nabízí filtr napříč všemi stavy, druhá historii odeslání (Fio i online). Stavy proplacené a zamítnuté jsou koncové a dál se s refundací nepracuje.
Schvalování a fyzické odeslání peněz z účtu typicky nedělají stejní lidé. Účetní ráno projde nové požadavky, zkontroluje účty a důvody a posune je k proplacení. Někdo s přístupem k internetovému bankovnictví pak na konci dne všechny ze záložky k proplacení najednou odešle. Přechod mezi nezpracované a k proplacení je předávacím bodem mezi těmito dvěma rolemi.
Modul nabízí tři cesty, jak peníze fyzicky převést zpět zákazníkovi:
| Cesta | Pro koho | Co umí navíc |
|---|---|---|
| QR kód (tlačítko proplatit) | Funguje vždy, v každé bance a měně | Žádné nastavení, ale obsluha musí platbu zadat ručně v bankovní aplikaci |
| Odeslat přes Fio | E-shopy s účtem u Fio Bank | Hromadné odeslání jedním kliknutím; refundace se sama přesune do proplacené, jakmile platbu vidí ve výpisu |
| Odeslat online | Objednávky zaplacené přes online platební bránu (aktuálně Comgate) | Peníze jdou zpět rovnou na původní platební prostředek; bez IBAN, bez druhotné autorizace, výsledek je okamžitý |
Volba je vždy na obsluze, systém ji nedělá automaticky. Která cesta se na řádku refundace zobrazí, závisí na nastavení v Nastavení → Banky a u online cesty také na tom, čím zákazník objednávku původně zaplatil. Stejné shrnutí najdete přímo v dlaždici Rozhraní pro refundace na stránce Banky.
Tlačítko proplatit otevře dialog s platebním QR kódem (formát SPAYD). V mobilní aplikaci své banky kód naskenujete, platbu autorizujete obvyklým způsobem (PIN, otisk, SMS) a vrátíte se do administrace odkliknout, že je hotovo. Refundace se přesune do zpracovává banka.
Tato cesta nepředpokládá žádnou integraci s bankou – modul jen vygeneruje QR kód a věří obsluze, že platbu opravdu zadala. Proto je dostupná v každé měně, na každý cílový účet a z účtu jakékoli banky, která SPAYD QR kódy umí přečíst (v Česku prakticky všechny). Pro většinu e-shopů bez účtu u Fio Bank je to běžná každodenní cesta, jak refundace odbavovat.
Přechod do proplacené zařídí párování plateb. Pokud máte v Nastavení → Banky napojenou některou z podporovaných bank (Fio, ČSOB, Raiffeisenbank, GE Money), modul odchozí platbu z výpisu sám rozezná a refundaci spáruje. Pro jiné banky to funguje stejně, když výpis ručně nahrajete v sekci Import → transakce. Bez napojeného párování zůstává refundace ve stavu zpracovává banka – ručně ji v UI na proplacené přepnout nelze.
Pokud máte účet u Fio Bank a v Nastavení → Banky vyplněný token pro odesílání refundací (CZK, případně EUR) a číslo účtu, na řádku se objeví tlačítko odeslat přes Fio. Po jednom kliknutí systém sestaví platební příkaz a pošle ho přímo do Fio API – bez přepisování čísel účtu, variabilního symbolu nebo částky.
Tato cesta má dva důvody, pro které modul převážně existuje:
Token musí mít ve Fio bankovnictví oprávnění zadávat platební příkazy – bez něj Fio odeslání refundace odmítne. Stejnou poznámku najdete přímo pod políčkem tokenu v sekci Nastavení → Banky.
Postup je třístupňový:
Zpráva pro zákazníka, která dorazí na výpis k vrácené platbě, vychází z domény e-shopu, kde objednávka původně proběhla – ne z aliasu, ze kterého refundaci posíláte. U více aliasů jednoho e-shopu tak zákazník dostane konzistentní popis odpovídající původnímu nákupu. Vedle toho Fio platby obsahují vnitřní poznámku (viditelnou jen vám ve výpisu), kde je název storna nebo dobropisu – slouží jako kontrolní stopa, ke kterému dokladu se platba vztahuje.
Pokud zákazník objednávku zaplatil přes online platební bránu (aktuálně podporujeme Comgate), můžete mu peníze vrátit zpět tou samou cestou, kterou platba přišla – bez bankovního převodu a bez nutnosti znát IBAN. Online refundace funguje dvojím způsobem:
Přestože radio v dobropisovém dialogu hovoří o “platební kartě”, refundace se posílá zpátky na ten samý platební prostředek, ze kterého platba přišla. Pokud zákazník platil Apple Pay, Google Pay, kartou, online QR nebo bankovním převodem přes Comgate, peníze se vracejí stejným kanálem – na kartu uloženou v Apple Pay, na běžný účet, ze kterého šel Comgate převod, atd.
Postup je dvoustupňový a v součtu trvá několik vteřin:
klient.comgate.cz.Není zde druhotná autorizace v internetovém bankovnictví ani čekání na bankovní výpis – brána vrátí potvrzení synchronně. Pokud brána refundaci odmítne (nejčastější důvod: měna refundace nesedí s měnou původní platby, transakce už není refundovatelná, nebo je problém u poskytovatele), refundace se přesune do upřesňování s textem chyby v historii. Měrodatný je v takovém případě stav v klient.comgate.cz – pokud Comgate refundaci skutečně neprovedla, můžete v administraci pokus zopakovat (refundaci znovu schválit a poslat). Pokud ji Comgate provedla mimo administraci, narovnání stavu v UI modul nenabízí – napište do podpory.
Tlačítko a radio se zobrazí jen tehdy, když jsou splněny všechny podmínky:
klient.comgate.cz.Pokud kterákoli podmínka neplatí, dobropisový dialog radio sice zobrazí, ale neaktivní – pod ním uvede konkrétní důvod, takže nemusíte hádat. V seznamu refundací v záložce k proplacení se tlačítko odeslat online v takovém případě prostě nezobrazí.
V záložce k proplacení lze zaškrtnout několik refundací a v hromadné akci zvolit buď odeslat přes Fio (bankovní převody), nebo odeslat online (vrácení na karty). Obě akce zpracují všechny zaškrtnuté refundace najednou; systém přitom přeskočí ty, které pro zvolený způsob nejsou způsobilé (například karetní refundaci nelze poslat přes Fio a naopak).
Fio dávka rozdělí refundace podle měny a pro každou měnu pošle jeden platební příkaz do Fio API. V hlášce se objeví souhrn, např. “Odesláno 5 refundací (CZK: 3, EUR: 2)”. Záložka dávky vypisuje historii všech hromadných odeslání – Fio i online – s ID dávky, počtem refundací, celkovou částkou a souhrnem stavů. Detail dávky ukáže konkrétní refundace, které v ní byly.
Hromadné online odeslání funguje analogicky – pošle všechny způsobilé refundace na původní karty a v hlášce shrne výsledek (například “Odesláno 5 online refundací (5 OK, 0 chyb)”).
Ve Fio internetovém bankovnictví se dávka podepisuje jako jeden celek, ne každá platba zvlášť. Typický pracovní postup tak vypadá tak, že se na konci dne zaškrtne všechno z k proplacení, jedním klikem odešle a v IB podepíše jedním SMS kódem. U online refundací druhotná autorizace odpadá úplně.
Stane se to vzácně – typicky kvůli formátu IBAN nebo kombinaci, kterou Fio interně nepřijme. Přijaté platby v dávce přesto pokračují (přesunou se do zpracovává banka), odmítnuté padnou do upřesňování s textem důvodu od Fio. Z dávky tak nikdy neztratíte všechny platby kvůli jedné špatné.
Když je Fio nastavené, tlačítko vyžaduje stav k proplacení – v záložce nezpracované ho nejdřív musíte potvrdit. Když Fio nastavené není, záložka k proplacení sama nahoře vypisuje, kam jít vyplnit token a účet. Pokud máte Fio nastavené a tlačítko po kliknutí spadne s chybou Fio API, token nejspíš nemá právo zadávat platební příkazy – ve Fio bankovnictví vygenerujte nový token s tímto oprávněním.
Otevřete Fio internetové bankovnictví, sekci Čekající autorizace. Skoro vždy tam dávka leží nepodepsaná. Po podepsání banka platbu zpracuje a do 15 minut se refundace přesune do proplacené sama.
Fio API limituje počet požadavků v krátkém období za sebou. Pokud by mělo dojít ke srážce s jiným procesem na pozadí, systém automaticky počká a až poté dokončí požadavek, stačí počkat. Pokud i přesto dojde k chybě, vyčkejte 30s a opakujte akci.
Pokud máte dvě otevřené refundace se stejným variabilním symbolem (typicky duplicita), automatické párování si neumí vybrat a obě zůstanou ve zpracovává banka. V záložce vyhledávání najděte všechny refundace s daným variabilním symbolem – duplicitu z UI nelze rozplést, narovnání stavu vyžaduje zásah podpory.
Pořadí, ve kterém volit:
Otevřete dobropisový dialog (Doklad → Dobropisovat) – pod radio tlačítkem vrátit na platební kartu stojí přesný důvod, proč je neaktivní. Typické případy: objednávka byla zaplacena jinou metodou (dobírka, hotově, GoPay), platba je už plně refundována, jde o SkipPay (odložené platby), nebo není v Nastavení → Banky zapnutý přepínač vrátit přes platební bránu na původní kartu. U refundací vzniklých z vratky nebo reklamace platí totéž: pokud původní objednávka nešla přes online bránu, tlačítko odeslat online v záložce k proplacení nedostanete.