Cílem skladových pozic je zjednodušit orientaci uvnitř konkrétního skladu. Při skladových operacích (například balení balíků) se pak u každé položky rovnou ukazuje, kde ji ve skladu hledat.
Skladové položky jdou členit v několika úrovních:
Co konkrétně pozice označuje záleží na sortimentu a dispozicích skladu. Typicky se sklad rozdělí na šachovnici, řady se označí A/B/C/D/…, regály v řadách 1/2/3/4/5.. a skladová pozice pak má označení například B3.
Pro velké produkty můžou být jako pozice označeny celé regály, pro drobné zase konkrétní šuplíky. Je možné i začít s většími pozicemi a později je rozdělit na menší - je potřeba jen počítat s tím už při navrhování značení, aby umístění pozic mělo přehledný systém.
Každá skladová pozice by měla mít viditelně své označení a ideálně i čárový kód (lze vytisknout z administrace). Pokud se během roku mění struktura sortimentu, může být praktické neumisťovat cedulky napevno, ale mít možnost je posunout. Pokud pak letní trika v A1 budou potřebovat více prostoru, stačí jen roztáhnout pozici na úkor zimních bund v A2 bez nutnosti dělat skladové přesuny.
Každý produkt a každá varianta mají právě jednu pozici a všechny kusy této položky jsou pouze v této pozici (s vyjímkou přepadových pozic - níže). Pokud se nově naskladněný kus už nevejde do existující pozice, je potřeba v systému pozici změnit (například přes Zebra terminál) a přesunout všechny kusy.
V jedné pozici může být více různých produktů (typicky bude ve skladu například 100 pozic, ale tisíce položek v katalogu).
Ve speciálních případech lze k položce přiřadit přepadovou pozici. Položka pak má svoji hlavní pozici, kde je běžně a druhou přepadovou pozici. Ve všech výpisech (například expedici) se pak zobrazují obě pozice a kusy by se měly odebírat přednostně z přepadové pozice. Když se odebere poslední kus, tak je potřeba přepadovou pozici zrušit - systém nijak neeviduje, kolik kusů je v které pozici.
Například když pro marketingovou akci dorazí větší množství položky, ale počítá se s tím, že se zase rychle odprodá a nemělo by smysl stěhovat všechny kusy na novou pozici a za týden zase zpět. Nebo když je nějaké položky ve skladu zásoba na celý rok, ale denně je potřeba nekolik kusů mít po ruce.
Pozicím lze volitelně nastavit pravidla, jaké produkty se k nim mají přiřazovat. Tento postup je vhodný, pokud jsou produkty různě velké a při umístění je potřeba vybrat vhodný regál. Nově založené položky pak mají automaticky přiřazenou pozici. Tu lze později kdykoliv změnit pro konkrétní položku - jde pouze o prvotní přiřazení, aby nebylo nutné každému novému produktu jednotlivě pozici vybírat.
Jestli se do pozice maj položky zařadit automaticky nebo se pozice určuje pouze ručně lze nastavit u každé pozice zvlášť. Můžete tak mít například mít většinu pozic automatických, ale nechat několik pozic bez přiřazování pro speciální případy, kam budete položky přiřazovat jen ručně. Nebo můžete pozice nejjblíže k balícímu pultu vyloučit z automatického přiřazování a ručně tam nastavit položky, které jsou potřeba nejčastěji.
Do přiřazení pozic může být vhodné pravidelně zasáhnout ručně. Například přesunout od sebe snadno zaměnitelné varianty nebo posunout často objednávané zboží blíže k expedici.
U konkrétního skladu je potřeba nejdříve zatrhnout, že v něm chcete používat skladové pozice. Při vytvoření pozice definujete název (ideálně podle šachovnice skladu – třeba „A1“) a popis (měl by stručně vystihnout pravidlo). Po vytvoření kliknete na ikonku upravit a můžete nastavit pravidla pozice. Ta jdou kombinovat mezi výrobci a kategoriemi. Pravidla pro kategorie vždy platí pro „vybranou kategorii a její podkategorie“
Kromě pravidel je důležité pořadí pozic (řádek jde chytnout a přesunout). Když se pak hledá, do jaké pozice položka patří, jde se odshora a první odpovídající pravidlům se zastaví. Je proto vhodnější mít nahoře ta nejkonkrétnější pravidla a dole ta nejobecnější pravidla. Pravidla se budou už při vytváření bránit, aby se příliš nekřížila – například není možné jedné pozici nastavit pravidlo „Všichni výrobci v kategorii Kočárky“ a druhé „Všichni výrobci v kategorii Kočárky/Sportovní kočárky“. Protože by ale nebylo možné pozice rozumně nadefinovat, tak menší křížení systém dovolí a hlídá hlavně zjevné duplicity.