Stavy objednávek
V administraci e-shopu se používá několik stavů objednávek, které nelze nijak měnit ani doplňovat. Níže uvádíme postup, jak stavy využívat, aby byla práce s objednávkami co nejpohodlnější a nejefektivnější.
Doporučujeme nastavit pravidla automatizace, aby se minimalizovaly rutinní operace s objednávkami.
Nezpracované objednávky
Objednávka odeslaná zákazníkem je ve stavu nezpracovaná. V tomto stavu jsou všechny objednávky, které jste ještě neviděli a nezkontrovali. Ve výpisu objednávek se může zobrazit otazníček a po najetí na něj uvidíte poznámku zákazníka. Z nezpracovaných by měla objednávka hned po prvním otevtření putovat do dalšího stavu:
- do přijatých, pokud je potřeba ještě s objednávkou něco vyřešit (například kontaktovat zákazníka kvůli upřesnění)
- do čekajících ve všech ostatních případech (pokud se čeká na platbu, na naskladnění nebo zabalení)
Automatizace nezpracovaných
V nastavení je možné aktivovat automatický přesun bezproblémových objednávek. Pokud nemá objednávka poznámku od zákazníka, nemá zobrazenou žádnou chybu ani varování a zákazník není na černé listině, objednávka se přesune do čekajících hned jak byla odeslána zákazníkem.
Pravidla pro automatický přesun objednávek je možné doplnit i na míru a zohlednit tak například konkrétní typ produktů, který se nikdy nemá přesouvat automaticky atd.
Přijaté objednávky
Ve stavu přijatá je objednávka, pokud je potřeba ji ještě nějak upřesnit. Například kontaktovat zákazníka ohledně upřesnění nebo třeba zjistit u dodavatele, zda se produkt ještě vyrábí.
Po vyřízení problémů přesunete objednávku do čekajících, kde už ji dál zpracuje automat.
Čekající objednávky
Objednávka čeká na dodání zboží od dodavatele, přesun mezi vlastní sklady nebo na platbu zákazníka. Tento stav předpokládá, že už se do objednávky nebude nijak zasahovat a pouze se čeká. V případě používání skladového hospodářství pak lze například řadit objednávky podle skladovosti (kompletní na prvním místě). Protože se očekává již pouze automatické zpracování, ve výpisu objednávek se nezobrazuje žádná poznámka. Pokud objednávka měla poznámku zákazníka, měla být již ve stavu nezpracované nebo přijaté vyřešena a není důvod ji dále zobrazovat.
Automatizace čekajících
Automat (je potřeba zapnout v nastavení) objednávky hlídá a jakmile je celá objednávka skladem a je uhrazená (nebo má být uhrazená až dodatečně), tak ji přesune do stavu připravené. Pokud se sejde více objednávek, které mají stjené zboží, tak je první přesunuta objednávka déle ve stavu čekajících.
V sekci Šablony / automatické je možné nastavit pravidla pro pravidelné rozesílání e-mailů zákazníkům - například informování o chybějící platbě.
Připravené objednávky
Objednávka je skladem (a pokud měla platbu předem, tak i uhrazená). Pokud objednávka nemá nastaveno datum pro pozdější odeslání, tak se zobrazuje v seznamu k zabalení.
Na vlastn záložce jsou také osobní odběry, které jsou připravené k vyzvednutí - viz příprava osobních odběrů
Automatizace připravených
V sekci Šablony / automatické je možné nastavit pravidla pro pravidelné rozesílání e-mailů zákazníkům a upomínat tak nevyzvednutý osobní odběr.
Vyexpedované objednávky
Po zabalení objednávky se objednávka dostane do stavu vyexpedovaná. Většina objednávek v tomto stavu už zůstane navždy. Pokud se ale balíček vrátí nepřevzatý, vyplatí se objednávku dohledat a přesunout do stornovaných. Díky této změně pak můžete lépe sledovat statistiky.