Osobní odběry fungují na podobném principu jako objednávky doručené zákazníkovi. Objednávka je ve stavu “čekající” a jakmile je všechno zboží skladem (a nečeká se na úhradu), tak je možné ručně nebo automaticky přesunout do “připravených”. Připravené objednávky se zkompletují a zákazníkovi se oznámí, že je odběr k vyzvednutí.
Konkrétní podobu lze zvolit podle počtu středisek nebo typu sortimentu a lze použít různé chování pro různá střediska.
Druhý a třetí způsob je možné kombinovat - například na expedičním středisku připravovat odběry ve skladu a na prodejnách v pokladně. Případně nastavit oba způsoby zároveň a v pracovní dny připravovat odběry ve skladu a o víkendu na prodejně.
Příprava na pokladně je jednokroková - objednávka se potvrdí a je rovnou připravená. Ostatní způsoby předpokládají převzetí na prodejně - expedice objednávku vyskladní a načtením štítku na pokladně se přeskladní na správný sklad a odešle se zákazníkovi email/SMS.
Osobní odběry očekávají vytvoření dvou skladů (na prodejně tří).
Pro každou prodejnu je potřeba v administraci nastavit v detailu prodejny, který sklad plní jakou funkci (a případně sklady založit).
Díky rozdělení je například možné upozornit na pokladně, které kusy je potřeba zaklidit z prodejní plochy, protože jsou potřeba do objednávek. Díky rozdělení na více skladů je jasně evidováno, které kusy je nutné zaklízet a jestli už to bylo provedeno.
Díky rozdělení expedičního skladu a kompletních osobních odběrů je příprava pružnější například v případě neuhrazených objednávek. Pokud se stornuje neuhrazená objednávka, její kusy jsou k dispozici pro jiné objednávky (nebo k vrácení na prodejní plochu) a není potřeba provádět speciální kroky.
V detailu pokladny v administraci je možné aktivovat přípravu osobních odběrů a v pokladně se pak zobrazí nová záložka. Nastavení je pro každou pokladnu zvlášť, aby bylo možné mít čistě prodejní pokladny a víceúčelové pokladny.
Lze také nastavit, v jakém formátu se má tisknnout cedulka připraveného osobního odběru. Na cedulce je vždy čárový kód, velkým písmem jméno zákazníka číslo objednávky. Typický postup je, že zákazník na prodejně řekne jméno nebo číslo objednávky, obsluha v regálu najde tašku/krabici, pípne na pokladně čárový kód a otevře se dialog s postupem vyzvednutí objednávky.
Zobrazení jen relevantních skladů pro zaklízení zboží je potřeba nastavit, jak je popsáno v sekci Přesuny zásob
Pokud se připravují odběry ve skladu, je potřeba zatrhnout možnost Balení doběrů v nastavení střediska. Postup práce je úplně stejný jako u obyčejné zásilky - přeskakuje se ale vážení, přepravní štítek je jednodušší (obsahuje jen jméno zákazníka a kód objednávky). Objednávka se neuloží na hromadu přepravců, ale předává se na prodejnu, kde se buď načtením kódu potvrdí příjem a pošle se e-mail (případně i SMS) zákazníkovi, nebo se odešle e-mail (případně i SMS) už po vytisknutí štítku v expedici. Nastavení zvolíte v Údržba / Objednávky a sklad, kde na záložce Sklad naleznete Převod osobních odběrů a zvolíte požadovanou variantu.