Flexibee

Oproti jiným účetním systémům (Money, Pohoda, …) umožňuje Flexibee mnohem komplexnější napojení. Neprobíhá zde žádná synchronizace, ani se neinstaluje můstek – akce provedené v eshopu (vystavení faktury, naskladnění zboží, …) se přenáší do účetnictví okamžitě. V účetnictví tak jsou vždy zcela aktuální data a naopak eshop má přístup k datům, jako je aktuální skladová hodnota zásob a podobně.

Licencování

Flexibee umožňuje odkup licence nebo měsíční pronájem. Na začátku doporučujeme využít pronájem – obvykle se ještě mění používané moduly a při měsíční platbě není problém každý měsíc mít jinou licenci. Při pronájmu navíc máte v ceně i všechny aktualizace (změny DPH a podobně).

Při propojení s eshopem obvykle stačí mít jen jednu licenci – expedice, pokladny, sklad atd. mohou pracovat s účetnictvím skrz naši administraci a přímo s účetnictvím tak obvykle pracuje jen účetní.

Pro propojení s eshopem stačí nejnižší licence a modul “REST API”. Není potřeba modul “objednávky” ani modul “podpora eshopu”. Většině eshopů stačí licence “One”, kde je první uživatel zdarma a je potřeba zaplatit jen API modul za 269 Kč/měsíc.

Propojení s eshopem

Flexibee umožňuje různé varianty propojení podle potřeb konkrétního eshopu. Přesto je ale dobré před nasazením přehodnotit pracovní procesy – při automatickém propojení je možné spoustu činností výrazně zjednodušit nebo úplně zrušit.

Nejčastější propojení vypadá takto:

  • v eshopu se vytváří/upravují produkty a do Flexibee se přenáší jen informace nutné pro účetnictví (název, kód).
  • v eshopu probíhá expedice zboží (vystavení faktur, vyskladnění, …) a do Flexibee se jen přenáší doklady
  • v eshopu probíhá naskladnění a celková práce se skladem – do Flexibee se přenáší skladové doklady
  • ve Flexibee se zaúčtovávají faktury dodavatelů – podklady vznikly při naskladnění v eshopu
  • na prodejně se používá pokladna v administraci – do Flexibee se přenáší účetní/skladové doklady
  • analytika se provádí na základě dat z eshopu (ten získá část dat z Flexibee)
  • rezervace zboží, objednávání u dodavatelů apod. se řeší v eshopu

Při správném nasazení nikdo kromě účetní ani nemusí vědět, že Flexibee existuje – veškerá práce probíhá pouze v administraci a propojení probíhá automaticky na pozadí.

Hosting účetnictví

Flexibee je možné používat třemi způsoby:

1) Instalace na vlastní počítač (nedoporučujeme)

Účetnictví si můžete nainstalovat na svůj počítač a tam ho používat. Musíte pak ale řešit i zálohování nebo aktualizace. Pro spojení s eshopem je pak nutné, aby počítač běžel non-stop a měl kvalitní připojení. Tuto variantu nedoporučujeme.

2) Hosting od Flexibee

S licencí účetnictví získáváte automaticky hosting na serverech Flexibee. S účetnictvím pak sice pracujete přes aplikaci nainstalovanou na vašem počítači, ale data jsou uložena na vzdáleném serveru. Díky tomu nemusíte řešit zálohování ani aktualizace. Eshop pak komunikuje se servery Flexibee.

Nevýhodou tohoto hostingu je, že má proměnlivou rychlost. Pokud se například blíží termín daňového přiznání, tak je hosting vytížený a aplikace reaguje pomaleji.

3) Hosting u nás (doporučujeme)

Flexibee je také možné hostovat na našem serveru. Princip je stejný jako v předchozím bodu, ale server je výrazně rychlejší, takže vás nijak nebrzdí v práci. Tato varianta bez obtíží zvládá i statisíce položek.